展示会準備の完全ガイド
こんにちは、ファステスです！展示会準備の完全ガイド：4〜5か月前から当日・会期後までの実務チェックリストを大公開します。
展示会は「準備が8割」。この記事では、4〜5か月前から会期後のフォローまで、最新の他社ノウハウを横断して“いま現場で効く”手順をまとめました。初出展の担当者はもちろん、経験者の抜け漏れチェックにも使えます。
1）まず決める：目的・KPI・ターゲット（4〜5か月前）
- 出展目的を1つに絞る（例：新規リード獲得／受注リードの創出／認知拡大）。
- KPI設定：名刺枚数、スキャン数、商談数、受注見込み金額などを数値化。
- ペルソナ設定：役職・導入課題・比較対象まで具体化して、展示会選定や訴求軸を揃える。
- 会期までの逆算スケジュールを作成（社内外の役割分担・締切日を明文化）。
2）展示会を選ぶ＆申し込み（4〜5か月前）
- ターゲットに“会いに行ける”展示会に出る（BtoB/BtoC、業界特化、来場属性、導線）。
- 申込と同時に、小間位置の希望・電気容量・搬入車両などの基本要件も確認。
- 海外出展は、国・地域の選定→申し込み→体制づくりを早期に。
3）企画・コンセプトとブース設計（3〜4か月前）
ブースは「一瞬で伝わる・関わりたくなる」が勝ち
- 1秒で“空気感”が伝わる世界観（色・素材・照明のトーン統一）。
- “撮りたくなる”映えスポットでUGC誘発。
- “暮らしのシーン”で見せる（製品単体ではなく利用文脈を演出）。
- 強すぎない共感コピーで“自分ごと化”。
- パッと見で“何を伝えたいか”が空気で伝わる情報設計。
4）制作物・装飾・備品の手配（2〜3か月前）
- 造作・パネル・サイン：主訴求1つ＋証拠（実績・数字・導入事例）。
- デモ機／動画：来場導線の“滞在の理由”をつくる。
- 配布物：A4資料、1枚要約、名刺QR、ノベルティ（来場者の“持ち帰り理由”を設計）。
- 持ち物の時間軸チェックリスト（設営／会期中／撤収）：例）養生テープ、結束バンド、延長コード、工具、予備の名札・名刺・筆記具、清掃用品、モバイルバッテリー、サイン用マジック、救急セット等。
5）集客・告知（6〜8週間前）
- ターゲット別リストにメール招待（事前アポフォーム同封）。
- LP／特設ページに来場メリット・見どころ・デモ予約を集約。
- SNS告知は3段階（告知→見どころ公開→直前リマインド）。
- 社内連携：営業の個別案内テンプレート・署名バナー・インサイド架電台本。
6）当日の運営設計（2〜4週間前）
人員配置と“声かけ”設計
- 役割分担：呼び込み／一次ヒアリング／デモ担当／商談化／受付データ管理。
- 30秒ピッチと90秒デモ台本を全員で統一。
- スクリーニング質問（導入時期・決裁関与・現行ツール）でホット判定。
- 名刺管理／スキャンの“ルール化”（タグ・温度感・TODO）。
物理リスクのミニマム化
- 予備延長コード、電源タップ、HDMI各種、テザリング端末、発注書控え。
- “当日箱”に養生・結束・工具・清掃・薬を常備（撤収も視野）。
7）会期中の“リード化”と“次アクション”づくり
- 来場者の“課題→解決像”が見えるデモ（利用シーン提示で理解負荷を下げる）。
- その場での「次の具体」を提案（オンラインデモ予約・試用開始・見積依頼）。
- 記録の粒度：課題、競合、導入時期、キーパーソン、資料送付可否。
8）会期後48時間のフォロー（超重要）
- 48時間以内に温度別テンプレでメール送付（当日メモを反映）。
- Hot：72時間以内の商談確定
- Warm：1〜2週間でオンラインデモ
- Cold：ナーチャリング（事例・ウェビナー案内）
- スコアリングと商談管理をCRMに即時登録。
- 学びの内省：勝ち・負け要因、導線・訴求・台本の改善点を記録→次回へ。
9）初出展者向け：予算と発注のリアル
- 自社で用意／購入／外注の3カテゴリに仕分け、早期に見積を取得。
- 体験談ベースでも、当日必要品の“現地調達リスク”は高い——事前購入推奨。
10）ダウンロード用：最小構成チェックリスト（コピペOK）
- 戦略：目的／KPI／ペルソナ／訴求1本化／来場メリット
- 日程：全締切と依頼先を逆算表に／週次進捗会
- ブース：世界観統一・映えスポット・利用シーン演出・共感コピー
- 制作物：A4資料・1枚要約・事例・動画・デモ台本・ノベルティ
- 集客：リスト作成・メール3段階・LP・SNS3段階・直前アポ
- 運営：役割分担・30秒ピッチ・タグ設計（Hot/Warm/Cold）・名刺/スキャン運用
- 持ち物：養生・結束・工具・延長・清掃・薬・名札・バッテリー・ケーブル各種
- 会期後48h：温度別テンプレ送付・CRM登録・商談化・ふりかえり
まとめ
- 4〜5か月前から目的・KPI・ターゲットを固め、逆算スケジュールで関係者を動かす。
- ブースは「一瞬で伝わる」「関わりたくなる」設計が最重要。
- ブース：世界観統一・映えスポット・利用シーン演出・共感コピー
- 会期後48時間の温度別フォローが成果を分ける。
3. ファステスが提供するメンタルヘルスサポート
当社ファステスでは、展示会に関わるサポートをおこなっております。展示会出展に関わるご相談・ご質問は、お問い合わせは コチラから
ファステスは、愛知県名古屋市にある展示会サポート・広告デザインを専門とした企業です。
展示会出展時のトータルサポートだけでなく、ブース設営、配布物制作だけのサポートも行っております。
展示会に関わって25年以上の実績のある会社ですので、担当者様のご負担を一つでも軽くさせる自信があります。
